Dans un monde professionnel où la protection des informations devient primordiale, les entreprises recherchent des solutions fiables pour sécuriser leurs données confidentielles. Coffreo Pro se distingue comme un coffre-fort numérique répondant aux besoins spécifiques des organisations soucieuses de la confidentialité de leurs documents.
La sécurité des données comme priorité absolue
Dans un contexte où 45% des entreprises ont subi une cyberattaque réussie en 2022 selon le Baromètre du CESIN 2023, la protection des informations sensibles n'est plus une option mais une nécessité. Coffreo Pro répond à cette exigence en proposant un environnement hautement sécurisé pour la conservation des documents d'entreprise.
Des systèmes de chiffrement avancés pour protéger vos informations
Coffreo Pro utilise des technologies de chiffrement sophistiquées pour garantir la protection optimale des données stockées. Ce coffre-fort numérique assure la confidentialité totale des informations sensibles, qu'il s'agisse de bulletins de paie, contrats ou documents stratégiques. Conforme à la norme NF Z42-013 relative à l'archivage électronique, il garantit l'authenticité et l'intégrité des documents conservés, leur conférant une valeur probatoire en cas de litige.
Contrôle d'accès rigoureux et traçabilité des actions
La solution met en œuvre une authentification renforcée combinant mots de passe et données biométriques pour sécuriser l'accès aux documents. Chaque consultation, modification ou partage de document est automatiquement enregistré, créant ainsi un journal complet des activités. Cette traçabilité rigoureuse répond aux exigences du RGPD et renforce la protection globale du patrimoine informationnel de l'entreprise, tout en permettant de justifier l'intégrité des documents dans le cadre d'un Archivage à Vocation Probatoire.
Conformité réglementaire et protection juridique
Les entreprises font face à des exigences de plus en plus strictes en matière de gestion documentaire. Le coffre-fort numérique Coffreo Pro représente une solution adaptée aux organisations qui cherchent à sécuriser leurs documents tout en respectant les obligations légales. Cette solution propose un cadre de protection pour tous les documents sensibles, qu'il s'agisse de contrats, de bulletins de paie ou de documents stratégiques.
Respect du RGPD et des normes internationales
Depuis l'entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en 2018, les entreprises doivent garantir la sécurité des informations personnelles qu'elles traitent. Coffreo Pro a été conçu dans cette optique, en intégrant nativement les principes de protection des données. La solution respecte la norme NF Z42-013, référence en matière d'archivage électronique, ainsi que d'autres standards comme la norme AFNOR NF 203 et l'ISO/IEC 25051:2014.
Les mécanismes d'authentification renforcée mis en place par Coffreo Pro, notamment l'utilisation de mots de passe robustes et de données biométriques, assurent un contrôle strict des accès aux informations sensibles. Cette conformité technique s'accompagne d'une documentation complète qui facilite les audits et contrôles administratifs. Pour les documents RH comme les bulletins de paie numériques, Coffreo Pro suit les directives de la loi El Khomri (2017), qui autorise la dématérialisation sans accord préalable mais impose l'utilisation d'un système de stockage sécurisé garantissant la conservation pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié.
Valeur probante des documents stockés
Un aspect fondamental du coffre-fort numérique Coffreo Pro réside dans sa capacité à garantir la valeur probatoire des documents qu'il contient. Les documents archivés disposent d'une force juridique équivalente aux originaux papier, ce qui représente un atout majeur en cas de litige. Cette valeur probante est assurée par plusieurs mécanismes techniques et juridiques.
Le système d'Archivage à Vocation Probatoire intégré à Coffreo Pro certifie l'intégrité des documents grâce à des empreintes numériques uniques et des horodatages. La traçabilité complète des opérations effectuées sur chaque document (consultation, modification, partage) est automatiquement enregistrée, créant ainsi un journal d'audit inaltérable. Cette fonction se révèle particulièrement utile pour répondre aux obligations légales de conservation de certains documents (10 ans pour les factures, 5 ans pour les contrats commerciaux). En cas de contrôle administratif ou de procédure judiciaire, l'entreprise peut ainsi présenter des preuves numériques fiables, protégeant son patrimoine informationnel tout en simplifiant la gestion documentaire quotidienne.
Simplification de la gestion documentaire
La gestion documentaire représente un défi majeur pour les entreprises modernes, avec des volumes de documents toujours plus importants à traiter, classer et retrouver. Coffreo Pro apporte une réponse adaptée à cette problématique en proposant un coffre-fort numérique qui transforme radicalement l'approche de l'archivage documentaire. Cette solution répond aux besoins de dématérialisation tout en garantissant une sécurité maximale des informations sensibles.
Organisation intuitive et recherche rapide
Le système de gestion documentaire de Coffreo Pro repose sur une interface claire qui facilite le classement logique des fichiers. Les utilisateurs peuvent organiser leurs documents selon une arborescence personnalisée, avec des dossiers et sous-dossiers adaptés à la structure de leur entreprise. La fonction de recherche avancée permet de retrouver instantanément n'importe quel document grâce à des filtres multicritères (date, type de document, mots-clés, etc.).
Cette organisation intuitive résout un problème coûteux pour les entreprises : selon des études récentes, le coût moyen pour retrouver un document mal classé s'élève à 120€, et peut atteindre 220€ s'il faut le reproduire. La centralisation des documents dans Coffreo Pro élimine ces risques tout en réduisant considérablement le temps consacré à la recherche documentaire. Les bulletins de paie, contrats et autres documents professionnels deviennent immédiatement accessibles, ce qui transforme l'expérience utilisateur au quotidien.
Automatisation des processus d'archivage
Coffreo Pro va au-delà du simple stockage en automatisant les tâches répétitives liées à l'archivage. Le système classe automatiquement les documents entrants selon des règles prédéfinies, applique les durées de conservation légales appropriées et alerte les utilisateurs avant toute suppression. Cette automatisation s'avère particulièrement utile pour la gestion des documents RH comme les bulletins de paie, qui doivent être conservés pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié.
L'intégration avec les systèmes d'information existants (ERP, CRM, GED) via des API facilite la transition vers le numérique. Les documents sont automatiquement versés dans le coffre-fort, avec une traçabilité complète des opérations effectuées. Chaque consultation, modification ou partage est enregistré, renforçant ainsi la valeur probatoire des documents. Cette traçabilité est un atout précieux pour répondre aux exigences réglementaires, notamment celles du RGPD et de la norme NF Z42-013, qui garantissent l'authenticité et l'intégrité des documents conservés numériquement.
Économies et retour sur investissement
L'adoption d'un coffre-fort numérique comme Coffreo Pro représente une décision stratégique pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs ressources financières tout en renforçant la gestion de leurs documents sensibles. Cette solution de dématérialisation documentaire offre des avantages économiques tangibles qui se manifestent à différents niveaux de l'organisation.
Réduction des coûts liés au stockage physique
Le stockage physique des documents génère des frais considérables pour les entreprises. Selon une étude de l'AFNOR datant de 2020, les organisations dépensent en moyenne entre 15 et 20 euros par document papier, incluant les équipements et la maintenance. L'archivage traditionnel nécessite environ 21 euros par mètre linéaire, tandis que l'archivage électronique ne coûte que quelques centimes par document.
Les pertes de documents engendrent également des coûts cachés substantiels. Retrouver un document mal classé coûte en moyenne 120 euros, et sa reproduction peut atteindre 220 euros. D'après une étude Markess by exægis de 2020, l'impact financier des erreurs humaines et de la perte de documents s'élève à environ 15 000 euros par an pour une entreprise française.
En passant à Coffreo Pro, les entreprises réalisent jusqu'à 50% d'économies sur leurs coûts de gestion documentaire, comme le montre une étude de la FNTC en 2021. La capacité de stockage adaptative de cette solution élimine les frais liés à l'expansion des espaces d'archivage physique, libérant ainsi des surfaces immobilières précieuses pour d'autres usages.
Gain de temps et productivité accrue
La centralisation des documents dans un coffre-fort numérique comme Coffreo Pro transforme les processus de travail quotidiens. La recherche documentaire, autrefois chronophage, devient instantanée grâce aux fonctionnalités de classement intuitif et d'indexation avancée. Les employés consacrent moins de temps aux tâches administratives de classement et de recherche, leur permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
L'intégration de Coffreo Pro avec les systèmes d'information existants (ERP, CRM, GED) via des API fluidifie les flux de travail. Cette interopérabilité facilite la circulation de l'information et réduit les saisies multiples, sources d'erreurs et de perte de temps. L'accessibilité des documents depuis n'importe quel appareil favorise également le travail à distance et la mobilité professionnelle.
Dans le domaine RH, la dématérialisation des bulletins de paie illustre parfaitement ces bénéfices. Alors qu'en 2019, seulement 26% des bulletins étaient dématérialisés (étude Althéa), cette transformation numérique répond désormais aux attentes des collaborateurs – 71% des salariés non sollicités accepteraient de recevoir leur bulletin de paie numérique selon Digiposte (2021). Les équipes RH gagnent ainsi un temps précieux tout en répondant aux obligations légales qui imposent la conservation des bulletins pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié.
Une étude de 2024 évalue les économies potentielles jusqu'à 20 000 euros par employé et par an grâce à la digitalisation des processus documentaires, confirmant le retour sur investissement rapide qu'offre l'adoption d'un coffre-fort numérique comme Coffreo Pro.
